Déclaration de la protection des données à caractère personnel pour les clients et les clients potentiels 

GROUPE VANDEMOORTELE –

DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES CLIENTS B2B ET LES CLIENTS POTENTIELS

 

Cher client ou futur client,

Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée.

Toutes les données à caractère personnel provenant de nos interactions avec vous en tant que client (potentiel) sont collectées, stockées et traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données, et en particulier au règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après dénommé « RGPD »).

La présente Déclaration de Confidentialité s’applique en complément de la politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel du Groupe Vandemoortele (disponible sur https://vandemoortele.com/vandemoortele-group-privacy-personal-data-protection-policy).

La présente déclaration de confidentialité explique comment et pourquoi nous collectons vos données à caractère personnel, comment nous les traitons et les protégeons et combien de temps nous les conservons. Nous détaillons également vos droits en matière de données à caractère personnel.

  1. Identité du responsable du traitement

Les responsables du traitement de vos données à caractère personnel sont les entités légales suivantes :

VANDEMOORTELE SA

                Ottergemsesteenweg-Zuid 816

9000 Gand

                Belgique (BE)

                 Numéro d’entreprise : 0429.977.343      (RPM Gand, division Gand)

 

Agissant en tant que responsable informatique et gestionnaire du site web pour le Groupe Vandemoortele

VANDEMOORTELE EUROPE SA

                Ottergemsesteenweg-Zuid 816

9000 Gand

                Belgique (BE)

                 Numéro d’entreprise : 0721.494.116      (RPM Gand, division Gand)

 

Agissant en tant que responsable des ventes (distributeur) pour le Groupe Vandemoortele

Chacune des entités agissant en son nom et pour son propre compte ainsi qu’au nom et pour le compte des sociétés affiliées au Groupe Vandemoortele (« Sociétés Vandemoortele ») (voir https://vandemoortele.com/legal-entity-address-list pour toutes les sociétés Vandemoortele) (ci-après dénommées conjointement « Vandemoortele »).

Lorsque nous utilisons vos données à caractère personnel pour afficher des publicités ciblées via Facebook® en utilisant des audiences personnalisées, nous sommes considérés comme des responsables conjoints du traitement avec Meta Platforms Ireland Limited, Block J, Serpentine Avenue, Dublin 4, Irlande.

  1. Finalité

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel à des fins spécifiques dans le cadre de nos activités commerciales, telles que :

  • gestion de la relation client (CRM) et gestion des comptes via nos bases de données ;
  • gestion des prospects via une base de données enregistrant vos interactions avec nous et/ou nos produits ;
  • marketing, vente et publicité, concours ;
  • fournir des informations pertinentes et actualisées sur nos produits via des newsletters, des e-mails, des brochures, des listes de prix, des catalogues de produits et d’autres communications commerciales ;
  • améliorer la qualité de nos interactions via des publicités et des communications ciblées, ainsi que des recommandations de produits (éventuellement à l’aide d’audiences personnalisées et de méthodes similaires) et en analysant les résultats de ces interactions ;
  • offrir des produits et des services personnalisés ;
  • préparer ou exécuter les contrats (de vente) existants ;
  • gérer les ressources informatiques et fournir des services liés au site web ;
  • traiter les demandes (de renseignements) des clients et y répondre ;
  • comprendre et connaître les intérêts, les souhaits et l’évolution des besoins des clients et des clients potentiels (customer insight), assurer le service à la clientèle ;
  • gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique ;
  • finance et comptabilité ;
  • traitement et recouvrement des paiements ;
  • production, planification de la production ;
  • gestion des litiges, des contentieux, des procès, des affaires judiciaires ;
  • assurance qualité, gestion des plaintes, audits ;
  • gestion des données de référence ;
  • fiscalité ;
  • audits qualité et contrôle de gestion
  • assurance ;
  • archivage et tenue des registres ;
  • toute autre finalité imposée par la législation applicable et les autorités compétentes.
  1. Base légale (fondement juridique) du traitement

Nous collectons, traitons et conservons toutes les données à caractère personnel nécessaires à la conclusion et à l’exécution des accords relatifs à nos produits et services.

Il peut (également) exister une obligation légale (par exemple, législation fiscale ou comptable) ou un autre motif légitime justifiant le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple, pour la poursuite de nos intérêts légitimes (tels que campagne de marketing direct auprès  de nos clients existants dans notre base de données, développement de la relation client, la cession de tout ou partie de nos activités ou de nos actifs, atteindre e nos objectifs en matière de Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE))etc.).

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact en ligne sur l’un de nos sites web Vandemoortele (p. ex. www.vandemoortele.com, www.vandemoorteleprofessional.com, www.risso.com), nous vous demandons votre consentement exprès pour la collecte, le traitement et l’utilisation de vos données personnelles pour l’envoi d’e-mails B2B et d’autres communications de marketing direct. En cochant la case au bas du formulaire en ligne (« opt-in »), vous consentez à ce que nous collectionnons, stockions et traitons vos données à caractère personnel pour les finalités indiquées.

Vous avez le droit de retirer votre consentement (« désinscription ») à tout moment (voir point 9 ci-dessous).

  1. Catégories de données à caractère personnel

Pour les fins énumérées ci-dessus, nous collectons et traitons les données à caractère personnel suivantes :

  • données d’identification (prénom, nom, genre [Monsieur, Madame, Mademoiselle]) ;
  • coordonnées (adresse e-mail [professionnelle], adresse professionnelle, numéro de téléphone portable, numéro de téléphone fixe, autres données de contact électroniques) ;
  • données d’identification personnelles (date de naissance) ;
  • données professionnelles (nom de l’employeur, poste, titre, fonction) ;
  • données d’interaction (cookies, visites de sites web, téléchargements à partir de nos sites web, historique des ventes, taux d’ouverture et de conversion des hyperliens, e-mails renvoyés, pixels) ;
  • informations relatives au paiement (numéro de TVA, numéro de compte bancaire, mode de paiement) ;
  • données collectées via des technologies de suivi et des cookies techniques (login, nom d’utilisateur, adresse IP, identifiant de l’appareil) ;
  • feed-back client (tel que l’expérience d’utilisation des produits et services de Vandemoortele, contenu généré par les clients partagé avec Vandemoortele).

Nous ne collectons pas de données personnelles sensibles (c’est-à-dire des données faisant référence à la race ou à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou idéologiques, ou à l’appartenance à un syndicat, les données génétiques, les données biométriques ou les données concernant la santé ou le comportement sexuel ou l’orientation sexuelle). Nous vous demandons donc de ne pas nous communiquer ce type de données personnelles. Si ces données personnelles sensibles nous sont tout de même transmises, vous acceptez expressément que ces données personnelles soient traitées par nous conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité.

  1. Sources des données à caractère personnel

Nous collectons des données à caractère personnel directement ou indirectement via un ou plusieurs des canaux suivants :

  • En ligne (via l’enregistrement ou la connexion à www.vandemoortele.com ou à tout autre site web de Vandemoortele ; via des cookies et d’autres technologies de suivi telles que Google analytics, hashing, etc.) ;
  • Lors d’une interaction directe avec une Société Vandemoortele par téléphone, SMS ou e-mail ;
  • En participant à nos concours, aux événements Vandemoortele, aux actions promotionnelles et à nos enquêtes ;
  • En utilisant le formulaire de contact ou via le scan des badges visiteurs (Code QR) lors de salons ;
  • En remettant des cartes de visite ou du numéro de téléphone à nos collaborateurs;
  • Communication avec les équipes du service client ;
  • En vous inscrivant à une newsletter, une brochure, un magazine et tout autre support marketing ;
  • Via l’encaissement de paiements ;
  • En vous inscrivant aux plateformes en ligne (plateformes CRM en ligne, sites web des Sociétés Vandemoortele, accès réseau) ;
  • En visiant les pages Vandemoortele sur les réseaux sociaux et en remplissant les formulaires en ligne de contacts pour les prospects « lead generation forms »
  • Via d’autres sources, comme les sources accessibles au public et les sources dont l’accès n’est pas légalement restreint.
  1. Destinataires des données à caractère personnel

Aux fins énumérées ci-dessus, vos données personnelles peuvent être partagées et éventuellement traitées par des tiers, tels que des:

  • fournisseurs de « logiciels en tant que service » cloud (applications SaaS) ;
  • fournisseurs de services informatiques (y compris les fournisseurs de notre CRM et de notre base de données marketing) ;
  • fournisseurs de services logistiques ;
  • agences de publicité et de marketing ;
  • auditeurs et autres conseils, avocats ou consultants externes ;
  • agences de communication ;
  • fournisseurs d’hébergement ;
  • fournisseurs de services partagés ;
  • banques et compagnies d’assurance ;
  • autorités publiques.

Les employés, agents, contractants, avocats, directeurs et/ou représentants des tiers (sous-)traitants susmentionnés doivent respecter le caractère confidentiel des données à caractère personnel et ne peuvent traiter ces données à caractère personnel que conformément aux instructions de Vandemoortele.

Nous pouvons également partager vos données à caractère personnel avec d’autres Sociétés Vandemoortele dans le cadre de services interentreprises ou intragroupe, à des fins commerciales légitimes (par exemple le traitement des commandes, l’établissement de factures, l’organisation du transport, le traitement des réclamations, la comptabilité, la gestion des paiements, le reporting de gestion, le contrôle de gestion, l’archivage, les audits internes, le traitement des litiges, les assurances). Ces transferts sont basés sur notre accord de transfert de données au sein du groupe.

  1. Transfert des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne seront pas transférées vers des pays situés en dehors de l’EEE sans que des garanties appropriées soient mises en place pour assurer un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel transférées.

  1. Période de conservation

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pendant la période raisonnablement nécessaire pour  servir la finalité les données sont traitées, pour respecter les obligations légales applicables, pour garantir le délai de prescription applicable : jusqu’à 10 ans après le dernier achat et/ou après la fin du dernier contrat avec Vandemoortele, plus une période de vérification de 6 mois, à moins que celles-ci ne doivent être conservées plus longtemps sur la base d’obligations légales ou d’un intérêt légitime de Vandemoortele.

  1. Droits

Vous avez le droit de nous contacter à tout moment :

  • pour demander l’accès à vos données personnelles ;
  • pour faire rectifier des données personnelles inexactes ;
  • pour faire effacer vos données personnelles ;
  • pour nous imposer des restrictions quant au traitement de vos données personnelles ;
  • pour vous opposer au traitement de vos données personnelles ;
  • dans le cas où vous avez donné votre consentement exprès pour le traitement de vos données personnelles, pour retirer votre consentement (en particulier pour l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct) ;
  • si le traitement est effectué par des moyens automatisés, pour demander à recevoir vos données à caractère personnel et/ou à les transmettre à un autre responsable du traitement (« droit à la portabilité des données ») ;
  • si vos données personnelles sont transférées vers des pays situés en dehors de l’EEE, pour demander une copie des garanties fournies.

Les droits ci-dessus ne sont applicables que dans certaines circonstances et peuvent être soumis à certaines conditions, exemptions ou exceptions prévues par la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour exercer vos droits ou pour toute information complémentaire en rapport avec la présente déclaration de confidentialité, contactez-nous (voir « 13. Nous contacter »).

En ce qui concerne les newsletters et les autres communications électroniques, vous pouvez toujours accéder à l’outil de gestion du consentement que vous trouverez grâce au lien figurant au bas de chaque communication électronique que nous envoyons, afin de retirer votre consentement pour une certaine finalité de traitement (« opt-out ») ou, si ce lien n’est pas disponible, utiliser le bouton « se désinscrire ».

  1. Prise de décision automatisée (profilage)

La prise de décision automatisée fait référence aux décisions concernant des personnes qui sont strictement fondées sur un traitement automatisé des données et qui pourraient avoir des conséquences juridiques ou qui pourraient affecter de manière significative les personnes concernées.

Nous n’avons, en principe, pas recours à la prise de décision automatisée telle que décrite ci-dessus.

  1. Sécurité – Confidentialité

Nous utilisons différentes technologies et procédures de sécurité pour garantir la protection et la confidentialité de vos données à caractère personnel et pour les protéger contre tout accès non autorisé, toute utilisation incorrecte, toute destruction illégale ou involontaire et toute perte. Seuls les membres du personnel de Vandemoortele et les sous-traitants tiers impliqués dans les objectifs pour lesquels vos données personnelles sont collectées ont accès à ces données dans le cadre de l’exécution de leurs tâches. Ces membres du personnel et les prestataires tiers sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité de vos données à caractère personnel.

  1. Réclamations

Si vous estimez que nous n’avons pas agi conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous pouvez entamer une procédure de réclamation auprès de Vandemoortele (voir le paragraphe 13  «. Nous contacter »).

Vous pouvez également introduire une plainte auprès des autorités  compétentes.

Pour la Belgique :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) / Autorité de protection des données (APD)

Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35

B – 1000 Brussel / Bruxelles

E-mail : contact@apd-gba.be

(www.dataprotectionauthority.be)

  1. Nous contacter

Si vous avez des questions, des inquiétudes ou des réclamations concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer vos droits individuels concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en envoyant, avec une copie de votre carte d’identité (afin de nous permettre de vérifier l’identité du demandeur) :

  • un e-mail à l’adresse suivante : privacy@vandemoortele.com ;
  • un courrier signé et daté à l’adresse postale suivante : Vandemoortele SA & Vandemoortele Europe SA, à l’attention de Privacy – B2B Customers, Ottergemsesteenweg-Zuid 816, B – 9000 Gand, Belgique.
  1. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment, dans les limites imposées par la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée et des données personnelles.

15. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Déclaration de Confidentialité est régie et interprétée conformément au droit belge. En cas de litige découlant de la présente Déclaration de Confidentialité ne pouvant être réglé à l’amiable, seuls les tribunaux de Gand, en Belgique, sont compétents.

Fait à Gand, Belgique

le 1er septembre 2023 – V4.0